結婚式二次会1.5次会 幹事代行 | ヴェルニウェディング

結婚式二次会 受付の流れは？役割と準備する物は？

こんにちは！
ヴェルニウェディングの遊佐です。

結婚式二次会の受付を友人に依頼する場合は、
・受付の流れ
・役割分担
・準備事項
を正確に伝えないと、
二次会当日に混乱が生じる可能性があります。

結婚式の受付は会場スタッフがサポートしてくれるので安心ですが、
二次会の場合は「サポート無し」の場合がほとんどですので、
受付の流れをしっかりと把握しておくことが大事です。

受付は金銭を扱う重要な役割です。
後々、トラブルとならないようにしっかりと確認しておきましょう。

このブログが、これから受付を友人に依頼する新郎新婦や、
受付を頼まれたかたにご参考になりましたら幸いです！

結婚式二次会の受付流れと役割分担

まずは、二次会当日の流れから把握しましょう。

○受付準備は受付開始時刻の30分前から

例えば、17:00受付開始の場合、
・16:30→受付準備
・17:00→受付開始
・17:30→二次会スタート
と、この流れとなりますので、
受付係は16:30に会場入りをして準備をすすめていただきます。
※稀に1時間前から準備可能な会場もあります。
※受付準備時間については予め会場側へ確認を取りましょう。

○披露宴会場から装飾品を二次会会場へ搬入する

受付係と装飾搬入係を別々に頼む場合もありますが、
「兼任」という場合が多いかと思います。

まずは、
二次会会場に着いたら、会場装飾に取り掛かりましょう！

新郎新婦は、事前に披露宴会場から二次会会場への、
「装飾品リスト」を正確に伝えておくことが必要です。
装飾品が複数ある場合は、「どこに、なにを飾る」など指示書を作成しておくとスムーズです。
関連記事
高砂装飾はどうすればよいの？

○受付係は事前に役割分担を決めておきましょう！

受付の役割は、
・ゲストの名前確認
・会費受取
がメインとなりますが、
その他、いろいろと対応をしなくてはいけません。

例えば...
・イベントで使用するアイテム配布
・新郎新婦が用意したプロフィールカード配布
・荷物置場、お手洗い、喫煙場所など案内
・チェキ撮影場所へ誘導
・ウェルカムドリンク案内
などです。

ですので、
受付係は事前に役割分担を決めておきましょう。

上記の役割を全て受付係に依頼するとして、
「受付係は何人必要か？」という疑問があるかと思います。
参加人数と配布物、装飾品にもよりますが、
・30～50名規模→3～4名
・50～80名規模→4～5名
・80～100名規模→5～6名
と、このぐらいの人数ですと安心ですね。

結婚式二次会の受付注意点！

受付準備時間はやることが多く、
あっという間に時間が過ぎていきます。
バタバタと忙しく、気が付いたら、
たくさんのゲストが「受付待ち」している...
ということも。

事前に役割分担が決まりましたら、
受付開始時間を意識して準備をすすめましょう！

受付前に確認すべきポイントは、ゲストの導線確認です。

受付→荷物置場→チェキ撮影→ドリンクスペース
など、スムーズに案内できると混乱を防ぐことができます。

また、混雑しないように、
チェキ撮影場所などは受付スペースから少し離れた場所に設置しましょう。

結婚式二次会の受付準備物

結婚式二次会の受付流れと役割分担が把握できましたら、
後は、受付に必要な備品を確認していきましょう。

○出席者名簿や筆記用具

受付がスムーズにいくよう、
出席者名簿のゲスト名は五十音順に並べることと、
カタカナor平仮名での表記をおすすめします。

また、一工夫として、
下記のような「欄」があると便利です。

・出欠確認のチェック欄
→集計の際に計算ミスが防げます。

・飛び込み参加ゲスト記入欄
→二次会では名簿に載っていないゲストが参加する場合があります。

・備考欄
→会費とは別にプレゼントやご祝儀を預かる場合があります。
→簡単な備考欄があると、メモが残せます。

....

○釣銭

例えば、会費が7,000円とか8,000円で設定されている場合、
受付係には事前にお釣りを渡しておく必要があります。

「1,000円札何枚必要か？」という疑問が出てきますが、

ゲスト半数が1万円を出すと想定しても、
他の半数から出る1,000円札があるので、
基本的には1,000円札が20枚～30枚あれば、
大人数の受付でも十分に間に合います。
・30～60名→1000円×20枚
・60～100名→1,000円×30枚
と、こんな感じが目安でないでしょうか。

釣銭を新札にするのはやめましょう！

新札は重なるとくっ付いで数えにくいので、
お釣りを渡す際や集計ミスの原因となります。

....

○集金箱や配布物

会費を管理するのに、
金庫の貸出がある会場もありますが、
基本的には集金箱や封筒など準備が必要となります。

また、受付で配布する、
・抽選カード
・リストバンド
・プロフィールカード
・クラッカー
などは事前に会場へ置いておきましょう。

....

受付準備物は二次会当日までに余裕を持って受け渡しを行いましょう！

結婚式二次会の受付後の役割

受付の流れと役割分担についてお伝えしましたが、

ここで...

役割の確認をうっかりと忘れやすい、
「受付後の役割」
について、ご紹介させていただきます。

結婚式二次会では、
会費管理や遅刻者対応は全て、
幹事か受付係がやらなくてはいけません。

そこで、
・会費は誰が管理するのか？
・遅刻者対応はどうするか？
・会場の支払いは誰が行うのか？
など、
後々のことについても役割を決めておく必要があります。

・会費は誰が管理するのか？

稀に会場が会費を預かってくれることもありますが、
ほとんどの場合、幹事や受付係が会費を管理することになります。
事前に会費を管理する人を決めておく必要があります。

・遅刻者対応はどうするか？

結婚式二次会では遅刻者が多いです。
1人や2人だと新郎新婦から連絡を取ってもらい、
状況確認できますが複数名だとそうもいきません。
例えば、受付テーブルに、
「遅刻者のかたは、幹事や○○に声をかけてください！」
など、メッセージを置いておくとか、
受付係が交互に受付テーブルで待機するか、
など、事前に決めておく必要があります。

・会場の支払いは誰が行うのか？

会場の支払いは会費から精算することがほとんどです。
二次会終了後に会場スタッフから精算を催促された場合に、
精算をする人は、
受付の誰か？新郎新婦？幹事の誰か？など混乱しないよう、
「会場の精算をする人は誰か」
を事前に決めておく必要があります。

まとめ

結婚式二次会の受付は一見簡単のように思いますが、
実は、やることが多く大変な仕事です。

ただ、受付の流れをしっかりと把握して、
それぞれが役割を全うすれば、スムーズに進めていけると思います！

ゲストをお待たせすることのない安心感ある受付で、
全員が楽しめる「最高の結婚式二次会」にしましょう！

• 次の記事　→
• ←　前の記事

コメント